Podvojné účetnictví – zpracování formou outsourcingu

Podvojné účetnictví se řídí a vede zejména podle Zákona o účetnictví a Zákona o daních z příjmů. Jednotlivé zákony jsou provázány velkým množstvím prováděcích vyhlášek, které zvyšují nároky na zpracování a vedení samotného účetnictví.

Podvojné účetnictví a jeho externí zpracování

Vzhledem k vysoké náročnosti zpracování účetní agendy, požadované vysoké odbornosti a kvůli úspoře nákladů je proto nejvýhodnější využít služeb specializovaných společností. Tyto externí firmy pro společnosti poskytují služby, které zahrnují podvojné účetnictví, daňovou evidenci, mzdy a personalistiku, právní služby, poradenství a mnoho dalším oblastí, které podnikatel může využít. Tyto externí služby nalezneme pod pojmem outsourcing.

Outsourcing šetří náklady

Outsourcing, přenesení některých činností na externí dodavatelskou společnost, je jasným novým trendem 21. století. Základní popis je uveden zde. Jedná se o logickou možnost, jak snížit provozní náklady ve firmě a přitom zvýšit kvalitu provádění ostatních důležitých vedlejších činností a uvolnit tak vlastní zdroje. Základní myšlenkou outsourcingu je přenechat nevýdělečné činnosti ve firmě někomu jinému a sám se plně zaměřit na hlavní činnost podnikání. Tento způsob se především plně uplatňuje v oblasti účetnictví a mzdové agendy.

Charakteristika outsourcingu

Účetnictví a mzdy jsou typickou činností, která sice negeneruje zisk, ale je naprosto nezbytná pro provoz firmy, je přímo učebnicovým příkladem činnosti, pro kterou lze výhody outsourcingu velmi dobře využít. Nabídka společností, které poskytují služby v oblasti outsourcingu mezd a účetnictví, je dnes již velice široká. Mzdová a účetní data patří k nejcitlivějším informacím v podniku a proto hraje důvěryhodnost outsourcingového partnera klíčovou roli. Od vhodného poskytovatele těchto služeb klient očekává především maximální zabezpečení firemních informací. Firma, která nabízí outsourcingové služby, by měla být flexibilní během plnění smlouvy, musí přizpůsobovat služby aktuálním potřebám klienta, případně sama navrhovat zlepšení organizačních procesů, které se vedení účetnictví a mezd přímo týkají.

Jak ušetřit s outsourcingem

Zpracování účetnictví a mezd externí firmou dosud využívali především velké, nadnárodní koncerny, kteří již mají pozitivní zkušenosti s touto službou v zahraničí. Ale stejné výhody outsourcing účetnictví a mezd přináší i středním a menším firmám. V první řadě outsourcing významně sníží náklady na zpracování mez a účetnictví, oproti zaměstnávání vlastního účetního, který navíc není daňovým poradcem, jak je patrné z tohoto článku. Dalším finančním důvodem je úspora nákladů na školení, pořizování hardwaru a softwaru, zdravotní a sociální pojištění, kancelářské potřeby a zajištění vhodného prostoru pro zaměstnance.

Výhody při zpracování účetnictví a mezd

Podnikatel rozloží riziko, které provází jak zpracování mzdové agendy, tak zpracování účetnictví a daní, protože se na něm bude podílet i outsourcingová společnost, která ručí za správnost zpracovávaných údajů, správnost výpočtu odvodů a čistých mezd, přesně vyplněných přehledů pro Správu sociálního zabezpečení a zdravotní pojišťovny, daňových přiznání a účetních výkazů. Mezi další výhody outsourcingu patří jistota včasného zajištění služeb, podnikatel nemusí řešit situaci, kdy mu vlastní účetní onemocní. Outsourcingová společnost má díky své specializaci přehled o aktuálních zákonech a předpisech, neustále sleduje novelizace zákonů a včas reaguje na změny v legislativě. Podnikatel má navíc naprosto jasno v tom, za co, kdy a kolik bude platit. Odpadá i situace, kde jeho vlastní účetní je vytížena několik dnů v měsíci a zbytek doby pro ní není stoprocentní využití. Outsourcing je také jedním z nástrojů, jak zamezit úniku informací o výši mezd jednotlivých zaměstnanců a daňových povinností společnosti. Externí firma ušetří čas a peníze i při komunikaci se státními institucemi, které již přecházejí na elektronický styk. Pro zabezpečení podávaných elektronických přihlášek, odhlášek, přehledů, výkazů a přiznání je třeba pořídit určitý software, zařídit si elektronický podpis a právě s externí firmou se těchto povinností zbaví. Výhodou je také možné zastupování před Správou sociálního zabezpečení a zdravotními pojišťovnami.

Výběr outsourcingové společnosti

Podle potřeb podnikatele vybíráme vhodnou outsourcingovou společnost. Seznámíme se s její nabídkou, zjistíme si reference a učiníme první kontakt. Informujeme se o způsobu a možnostech spolupráce a zjistíme si cenovou nabídku na služby, o které máme zájem.